Nếu bạn mới bắt đầu công việc phỏng vấn tuyển dụng, hoặc nếu bạn đã từng tuyển nhân sự trước đó, nhưng rồi lại cảm thấy mình đã ra quyết định sai – vậy thì bạn cần phải hiểu được tầm quan trọng của khâu chuẩn bị trước.
Phỏng vấn là một cuộc đánh cược lớn, không chỉ đối với ứng viên mà cả nhà tuyển dụng
Nếu bạn tuyển sai người (hoặc để lỡ mất người phù hợp) thì đó sẽ là một tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Chắc chắn rằng bạn sẽ không muốn đầu tư thật nhiều nguồn lực vào việc tập huấn để rồi phát hiện ra “kỹ năng mềm” và tính cách của họ hoàn toàn không phù hợp với vị trí phải không?
Thậm chí dù bạn đang phỏng vấn tuyển nhân sự cho một vị trí không quá quan trọng, bạn vẫn cần phải chuẩn bị trước. Ví dụ thế này, việc tuyển dụng thực tập sinh kỳ hè cũng cần được thực hiện một cách cẩn thận bởi vì nhân viên dài hạn của doanh nghiệp có thể sẽ bị mất tinh thần vì phải tốn công huấn luyện cho một nhóm thực tập sinh thiếu tinh thần làm việc hoặc thiếu kỹ năng trầm trọng.
Và hơn cả, nếu bạn đang tuyển dụng cho một vị trí cấp cao thì việc có nhận thức đúng về điều này lại càng quan trọng. Ví dụ nếu bạn thuê một quản lý dự án không phù hợp thì có thể sẽ tạo thành ảnh hưởng bất lợi rất lớn cho công ty.
Bạn cảm thấy lo lắng khi tuyển dụng?
Khi bàn đến vấn đề căng thẳng khi phỏng vấn, mọi người thường chỉ nghĩ đến khía cạnh ứng viên chứ hiếm khi nghĩ rằng người tuyển dụng cũng có thể cảm thấy như vậy. Nhưng nếu bạn chỉ mới chập chững vào nghề tuyển dụng (hoặc nếu bạn từng có vài trải nghiệm tồi tệ trong quá khứ) thì không có gì lạ nếu bạn cũng thấy lo lắng.
Một vài trường hợp có thể khiến nhà tuyển dụng cảm thấy lo lắng:
- Có thể đây là lần đầu tiên bạn tuyển một vị trí cấp cao cho công ty – một mảnh ghép quan trọng đối với doanh nghiệp. Đây là trường hợp mà các doanh nhân và những người sáng lập khởi nghiệp hay gặp phải, và họ thường sẽ có cảm giác mông lung không biết mình đang làm gì khi gặp phải tình huống này.
- Có thể bạn đang chịu trách nhiệm tuyển dụng thành viên mới cho một đội nhóm, nhưng bạn lo rằng mình sẽ do dự trước một ứng viên khéo léo nhưng thiếu các kỹ năng cần thiết.
- Nếu bạn là một người hướng nội, có thể bạn sẽ cảm thấy sợ hãi khi phải thực hiện một cuộc hội thoại với mức độ mạo hiểm cao với một người hoàn toàn xa lạ.
Tất cả những điều này là hoàn toàn bình thường. Và nếu bạn còn chưa biết làm sao để xua tan hoàn toàn sự căng thẳng thì tôi đảm bảo việc chuẩn bị cẩn thận trước khi phỏng vấn sẽ giúp ích rất nhiều.
Lý do bạn cần thực hiện công tác chuẩn bị trước khi thực hiện phỏng vấn
Có lẽ các nhà tuyển dụng sẽ có suy nghĩ rằng việc chuẩn bị trước là việc của ứng viên chứ không phải mình, vì ứng viên mới là người phải tìm hiểu về công ty trước. Tuy nhiên, việc các nhà tuyển dụng thực hiện công tác chuẩn bị trước cũng rất quan trọng.
Nếu bạn muốn gây ấn tượng tốt với ứng viên (hãy nhớ rằng, ở một mức độ nào đó thì họ cũng đang phỏng vấn bạn!), và nếu bạn muốn cảm thấy tự tin rằng mình có thể ra một quyết định tuyển dụng đúng đắn thì hãy nhớ 7 điều sau đây:
1. Biết mình đang tìm kiếm điều gì
Thường thì khi viết thông báo tìm người, các nhà tuyển dụng sẽ đưa ra một danh sách những yếu tố “cần thiết” và “đáng mơ ước”, cũng như mô tả vai trò công việc. Đây sẽ là một khởi đầu tốt trong trường hợp bạn biết mình đang muốn tìm kiếm điều gì, nhưng có lẽ bạn nên nghĩ khác đi. Ví dụ, bạn đang cần tuyển một người có những yếu tố phù hợp với vị trí này hay bạn thực sự cần một người có cái nhìn toàn cảnh?
Các nhà tuyển dụng cũng cần nhận ra được khi nào thì cần thỏa hiệp. Ví dụ, bạn đang muốn một ứng viên thành thạo Microsoft Excel, tuy nhiên ứng viên đó lại không giỏi giao tiếp. Lúc này, bạn cần cân nhắc, nếu vị trí đó yêu cầu giao tiếp với quản lý cấp cao và những bên liên quan, một người nhút nhát và thiếu tự tin có thể sẽ gặp khó khăn – dù cho kĩ năng chuyên môn của họ có tốt đến mức nào.
2. Hãy ý thức rõ về những thành kiến của bản thân
Đây là một điều khó khăn và thường sẽ khiến các nhà tuyển dụng cảm thấy không thoải mái, nhưng nếu bạn muốn tuyển dụng một cách tốt nhất thì nên nhớ điều này.
Bạn cần nhận ra được những thành kiến của bản thân mình. Ví dụ, toàn bộ thành viên nhóm của bạn đều đang ở độ tuổi 20, thì điều đó có khiến bạn lưỡng lự khi tuyển một phụ nữ ở độ tuổi 40 vì cho rằng họ không phù hợp với văn hóa công ty không? Có thể bạn chưa biết, một khảo sát của McKinsey năm 2015 với 366 công ty tham gia đã phát hiện top 4 những công ty đa dạng sắc tộc và tôn giáo trong ban quản lý có xu hướng kiếm được nhiều hơn 35% lợi nhuận so với các công ty khác trong ngành.
Vậy nên, đừng vội kết luận rằng hiểu biết về công nghệ của một ứng viên ở tuổi ngũ tuần sẽ kém hơn một sinh viên mới ra trường. Bạn có thể sẽ bất ngờ đấy. Một đội ngũ với đa dạng xuất thân và quan điểm sẽ dẫn dắt đội của bạn đến những quyết định thông minh hơn và những kết quả tốt hơn.
3. Hãy chắc rằng bạn đã dành đủ thời gian (và không gian tinh thần) cho bản thân
Bạn sẽ không thể thực hiện cuộc phỏng vấn một cách tốt nhất nếu bạn đang lo lắng về deadline, hoặc nếu bạn đang vội vàng thực hiện qua loa một cuộc phỏng vấn để chuyển sang người kế tiếp nhằm đạt đủ KPI.
Hãy bỏ suy nghĩ rằng bạn cần bắt đầu và kết thúc mỗi cuộc phỏng vấn đúng thời gian. Thay vào đó, hãy đảm bảo rằng bạn đã dành thời gian trước mỗi cuộc phỏng vấn để xem lại các ghi chép về ứng viên, để lướt qua sơ yếu lí lịch của họ một lần nữa, và để chuẩn bị tinh thần cho chính bạn. Đồng thời hãy cố gắng tránh việc thực hiện quá nhiều cuộc phỏng vấn trong cùng một tuần.
Lúc này, có lẽ bạn sẽ nhận ra rằng việc chuẩn bị cho phỏng vấn, cộng thêm cả những công việc kế tiếp sau đó, sẽ tốn rất nhiều thời gian và sức lực.
4. Nghiên cứu về ứng viên
Một trong những điều quan trọng nhất bạn cần làm khi chuẩn bị phỏng vấn đó là nghiên cứu trước về ứng viên.
80% nhà tuyển dụng sẽ tìm hiểu về các ứng viên, và chẳng có lí do gì mà bạn lại không làm theo họ. Bạn sẽ cần hiểu biết về những vấn đề tiềm ẩn và thành tích của ứng viên trong lĩnh vực họ làm, đặc biệt là nếu họ đã từng xuất hiện trên truyền thông, hoặc đã từng viết những bài báo cho các tập san có liên quan hay thậm chí cả các trang web.
Nếu bạn nảy sinh vấn đề hoặc những mối lo ngại khi đang tìm hiểu một ứng viên thì bạn có thể toàn quyền quyết định nên tiếp tục thế nào. Trong vài trường hợp, những vấn đề này có thể nghiêm trọng đến mức khiến bạn đổi ý về việc phỏng vấn. Hoặc trong một số trường hợp khác, bạn chỉ đơn giản muốn đề cập với ứng viên rằng, ví dụ, bạn đã thấy thông tin cá nhân trên Facebook của họ được hiển thị công khai, nghĩa là ai cũng có thể thấy những bức ảnh (có thể không tốt lành lắm!) của họ.
Bên cạnh đó, LinkedIn cũng là một nơi tuyệt vời để tìm hiểu ứng viên. Bạn có thể sẽ tìm được nhiều chi tiết hơn trong sơ yếu lý lịch về những công việc cũ của họ, và có thể sẽ có những lời xác nhận từ các sếp cũ hoặc các khách hàng cũ của họ. Điều này sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn cảnh hơn về ứng viên.
Một cách để tìm hiểu ứng viên là liên lạc với một vài nhà tuyển dụng đáng tin mà bạn quen biết để hỏi xem họ có biết ứng viên đó không. Điều này sẽ khó mà thực hiện được nếu bạn đang tuyển thực tập sinh hoặc nhân viên thời vụ, song nó không phải cách thức lạ lẫm gì nếu bạn đang tuyển dụng nhân viên cấp cao – đặc biệt nếu bạn đang làm việc trong một lĩnh vực nhỏ thì nhiều nhân viên đến từ các công ty khác nhau sẽ quen biết nhau.
5. Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn
Bạn cần chuẩn bị trước những câu hỏi và đồng thời biết được bạn có thể thực hiện cuộc phỏng vấn trong bao lâu.
Nếu bạn chỉ có 30 phút cho cuộc phỏng vấn, vậy thì quan trọng là phải giữ mọi thứ đúng theo kế hoạch. Nếu bạn chỉ mới chập chững vào nghề tuyển dụng, hoặc nếu bạn không tự tin thì sẽ cần suy xét kỹ xem làm thế nào để quay lại vấn đề chính nếu ứng viên đang trả lời lạc đề.
Khi bạn đưa ra câu hỏi, hãy tránh hỏi những câu “thú vị” hay “khác người”. Đừng hỏi những điều kiểu “bạn thích con vật nào nhất?” trừ khi nó có lí do liên quan đến công việc thực sự. Hẳn là bạn sẽ không muốn khiến ứng viên (vốn đã đủ căng thẳng lắm rồi) trở nên bối rối đâu nhỉ?
6. Xem lại sơ yếu lý lịch của ứng viên
Bạn thường sẽ cảm thấy căng thẳng và bối rối khi phỏng vấn nếu bạn không hiểu rõ về người mà bạn sắp phỏng vấn. Vậy nên hãy dành thời gian làm việc để đọc kỹ sơ yếu lý lịch của ứng viên trước khi bước vào phỏng vấn.
Hãy chắc rằng bạn đã xem lại sơ yếu lý lịch của ứng viên trước cuộc phỏng vấn: bạn không chỉ hỏi ứng viên những câu tiêu chuẩn được dùng để hỏi tất cả các ứng viên khác mà còn phải hỏi những câu lí giải được những điểm thú vị (hoặc khiến bạn lo lắng) trong sơ yếu lí lịch của họ. Giả dụ nếu nhìn họ trông có vẻ thiếu hụt một kĩ năng quan trọng thì bạn phải làm rõ được nó trong cuộc phỏng vấn.
7. Chuẩn bị phòng phỏng vấn
Để thực hiện cuộc phỏng vấn, bạn cần có một căn phòng riêng tư để không bị người khác làm phiền. Bạn sẽ không thể thực hiện phỏng vấn tốt ở giữa một phòng ngủ nhỏ trong trang trại, trong hành lang, hay một quán cà phê ồn ào. (Nếu bạn thực sự cần phải phỏng vấn ở một nơi như quán cà phê thì hãy hỏi thử xem có thể thuê một phòng riêng ở đó trong một giờ không.)
Hãy đảm bảo bạn đã mang đầy đủ mọi thứ cần thiết vào phòng, nếu không thì bạn sẽ phải tốn thời gian giữa cuộc phỏng vấn để chạy ra ngoài lấy giấy tờ cần thiết. Dù là tỉ lệ rất nhỏ, có thể bạn sẽ cần một bản sao sơ yếu lí lịch của ứng viên, ghi chú về những câu hỏi bạn muốn hỏi, về những thông tin cốt yếu (ví dụ mức lương cho vị trí đó) xuất hiện bất ngờ không thể lường trước, và một cái bút viết được!
Hãy đảm bảo rằng trong phòng có đồ uống: một bình nước và đủ cốc cho tất cả những người tham gia phỏng vấn, hoặc có thể là nước đóng chai. Bạn (hoặc người được phỏng vấn) có thể sẽ khát nước vì căng thẳng đó.
Cuối cùng, hãy giúp đỡ ứng viên để họ có đủ cơ hội để thực hiện công tác chuẩn bị. Cụ thể là:
- Cho họ biết trước về cấu trúc và thời gian phỏng vấn. Ứng viên có thể sẽ rất nản chí nếu phải đối mặt với hẳn một dàn nhà tuyển dụng trong khi trước đó nghĩ rằng chỉ có một hai người trong phòng.
- Thông báo cho ứng viên cách tìm văn phòng của bạn, nơi đậu xe, và các thông tin chưa rõ khác (như đi vào cửa nào để đến tòa nhà).
- Cung cấp số điện thoại cho ứng viên để có thể liên lạc trong trường hợp họ gặp vấn đề gì đó vào ngày phỏng vấn. Thường sẽ là số điện thoại của lễ tân, nhưng nếu bạn làm việc ở một công ty nhỏ thì có thể sẽ phải đưa số điện thoại riêng của bạn đấy.
- Thông báo về những thứ cần mang theo – ví dụ nếu bạn cần họ đem theo căn cước công dân thì hãy nói trước với họ. Đồng thời, bạn cũng nên giải thích đơn giản những điều khác với những quy tắc phỏng vấn thông thường nữa (ví dụ “văn phòng chúng tôi không trịnh trọng lắm đâu nên trừ khi bạn muốn thì không cần mặc com-lê đâu nhé”)
- Gửi lời nhắc trước cuộc phỏng vấn 1-2 ngày để xác nhận thời gian và địa điểm. Đúng vậy, có thể bạn sẽ mong ứng viên tự ghi nhớ điều này, nhưng cũng chẳng mất gì nếu liên lạc phòng trường hợp họ đã bỏ lỡ mất email quan trọng.
Phỏng vấn ứng viên – đặc biệt nếu là lần đầu tiên bạn thực hiện – có thể sẽ gây nản chí. Dù bạn đang phỏng vấn thực tập sinh hay quản lý, làm công tác chuẩn bị trước sẽ giúp quá trình diễn ra êm đẹp hơn đó!
Mời bạn xem thêm các bài viết liên quan:
- 10 công việc làm thêm có thu nhập phù hợp với sinh viên hiện nay
- Mách bạn bí kíp săn vé show âm nhạc “không trượt phát nào”
Hãy theo dõi BlogAnChoi để cập nhật nhiều thông tin bổ ích nhé!
